Course Content
Τα στοιχεία της επικοινωνίας
Σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας
Μετρήσεις
Συμπεράσματα
Η επικοινωνία 4.0 αποτελεί πρόκληση λόγω της τεράστιας ταχύτητας του ψηφιακού μετασχηματισμού. Επανεξετάσαμε τις διαδικασίες εξωτερικής επικοινωνίας με έμφαση στα ψηφιακά εργαλεία που απαιτούνται για την αποτελεσματική επικοινωνία των ιδεών μας και την προσέγγιση του κοινού-στόχου μας, δίνοντας έμφαση στη δημιουργία του Twitter, του Facebook, του LinkedIn και του Instagram. Διαπιστώσαμε επίσης την ανάγκη για μια στρατηγική ψηφιακού μάρκετινγκ που μας επιτρέπει να καθορίσουμε τους στόχους μας και τις υποκείμενες αρχές που διέπουν κάθε πρόταση μάρκετινγκ. Από την άλλη πλευρά, είδαμε τη δημιουργία ενός πλάνου εσωτερικής επικοινωνίας, όπου τονίζονται τα πιο αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά και η ανάγκη για ανοιχτή και διαρκή επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων. Κλείσαμε την ενότητά μας με μια σύντομη προσέγγιση των μετρήσεων των μέσων κοινωνικής δικτύωσης για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των στρατηγικών επικοινωνίας μας. Εν ολίγοις, επικεντρωθήκαμε στην πρακτική δημιουργία, προωθώντας ένα βήμα προς βήμα όραμα ανάπτυξης και υλοποίησης. Ελπίζουμε ότι αυτή η ενότητα μπορεί να συμβάλει στην επίτευξη των στόχων σας και να σας βοηθήσει να ηγηθείτε της μελλοντικής σας στρατηγικής επικοινωνίας. Να θυμάστε ότι η προσαρμογή αποτελεί βασική αρμοδιότητα της διαδικασίας δημιουργίας και, ως εκ τούτου, θέλουμε να σας ενθαρρύνουμε να ενημερώνεστε για τις τάσεις της επικοινωνίας 4.0 και να αξιοποιείτε στο έπακρο τις προσπάθειές σας.
Γιατί εσωτερική επικοινωνία;
Ένα σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας χρησιμοποιείται όταν οι οργανισμοί θέλουν να βελτιώσουν την εσωτερική τους επικοινωνία. Η καλή εσωτερική επικοινωνία έχει πολλά οφέλη όπως:
- – Μείωση του χαμένου χρόνου κατά την αναζήτηση πόρων, εργασιών ή άλλων χαρακτηριστικών που είναι ακριβή στο περιεχόμενο του χώρου εργασίας.
- – Βελτίωση της εμπιστοσύνης και της αξιοπιστίας και στις δύο πλευρές, τον εργοδότη και τον εργαζόμενο.
- – Διευκόλυνση της ομαδικής εργασίας και της αποτελεσματικής επικοινωνίας μεταξύ των μελών.
- – Παρέχετε ανατροφοδότηση και συγκεκριμενοποίηση στις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.
- – Δημιουργήστε μια αίσθηση κοινότητας.
Ο Τζορτζ Μπέρναρντ Σω είπε κάποτε:
̈Το μεγαλύτερο πρόβλημα στην επικοινωνία είναι η ψευδαίσθηση ότι έχει συμβεί ̈.
Σε αυτό το απόσπασμα, σας προτείνουμε μια εργασία αναστοχασμού:
Εργασία: 10 λεπτά
1. Γράψτε 5 οφέλη από την εισαγωγή ενός εσωτερικού σχεδίου επικοινωνίας
2. Εξηγήστε τα προβλήματα που προκύπτουν από την κακή εσωτερική επικοινωνία.
Πού και πού, βρίσκαμε τους εαυτούς μας σε μια διαδικασία σύγχυσης και παρανόησης κατά τη διάρκεια της εργασίας. Μερικές φορές, περιμένουμε από το άλλο άτομο να καταλάβει ξεκάθαρα τι εννοούσαμε, και μέρες μετά, συνειδητοποιήσαμε ότι το άτομο καταλάβαινε κάτι εντελώς διαφορετικό. Λοιπόν, ένα σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας σας επιτρέπει να δημιουργήσετε αποτελεσματικά μια καλά θεμελιωμένη στρατηγική για τον καθορισμό της εσωτερικής επικοινωνίας του χώρου εργασίας σας και, ως εκ τούτου, τη βελτίωση της εσωτερικής δυναμικής της εργασιακής διαδικασίας.
Χρειάζομαι ένα σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας αν στο χώρο εργασίας μου υπάρχουν μόνο τρία άτομα;
Σε κάθε περίπτωση, τα πλεονεκτήματα ενός σχεδίου εσωτερικής επικοινωνίας είναι σημαντικά. Η εσωτερική επικοινωνία δεν αφορά μόνο την επικοινωνία με τους άλλους, αλλά και τη διατήρηση ενός αρχείου όλων όσων λαμβάνουν χώρα. Επιπλέον, μπορεί να είναι μια μεγάλη ευκαιρία να δημιουργήσετε με ασφάλεια χώρους όπου οι πληροφορίες μπορούν να βρεθούν εύκολα ή να αποθηκεύσετε σημαντικές προθεσμίες που μπορεί να επιθυμείτε να μην ξεχάσετε.
Έχουμε επισημάνει διάφορες ιδέες για την αποτελεσματική λειτουργία ή τη βελτίωση της εσωτερικής σας επικοινωνίας:
Οι ακόλουθες περιπτωσιολογικές μελέτες είναι παραδείγματα του τρόπου με τον οποίο ορισμένες εταιρείες βελτίωσαν με επιτυχία την εσωτερική τους επικοινωνία και είχαν ουσιαστικό αντίκτυπο στην επιχείρησή τους.
[1] The case studies have been extracted from FirstUP.IO. For further information: https://firstup.io/blog/internal-communication-examples/
Είδαμε τη σημασία της ύπαρξης ενός σχεδίου εσωτερικής επικοινωνίας και τον τρόπο δημιουργίας μιας εσωτερικής ροής εργασίας. Επιπλέον, επισημάνθηκαν διάφορα παραδείγματα εργαλείων καθώς και τα κύρια χαρακτηριστικά και η λειτουργικότητά τους. Από την άλλη πλευρά, οι μελέτες περιπτώσεων αντιπροσώπευαν πρακτικά παραδείγματα του τρόπου με τον οποίο η χρήση ενός σχεδίου εσωτερικής επικοινωνίας έχει επιτύχει θετικά αποτελέσματα σε διάφορους τομείς, όπως η ταυτότητα της μάρκας, η αποδοτικότητα του χρόνου και η διαχείριση των πληροφοριών.
Δώσαμε έμφαση στη δημιουργία του Trello λόγω της προσβασιμότητας και της εύχρηστης πλατφόρμας που είναι πιο ευέλικτη. Τώρα, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε ποια στοιχεία θέλετε να επισημάνετε στο Trello για να βελτιώσετε τη διαχείριση της εργασίας σας και την εσωτερική επικοινωνία.
Εργασία: 30 λεπτά
1. Παρακολουθήστε το βίντεο και δημιουργήστε το εργαλείο διαχείρισης έργων με το Trello.
Για να ολοκληρώσουμε με την εσωτερική επικοινωνία, για να αγγίξουμε και να προσεγγίσουμε τους τομείς που μπορεί να υπάρχουν μέσα στο εργατικό δυναμικό μας, οι Yeomans et al., (2017) αναφέρονται στους σκοπούς της ύπαρξης εσωτερικών δικτύων για να:
- Να προωθούν πληροφορίες όπως ειδήσεις, αποτελέσματα της εταιρείας ή αλλαγές σε πολιτικές και διαδικασίες.
- Επιτρέψουν στο προσωπικό να αντλεί πληροφορίες όταν τις χρειάζεται.
- Ωφελούν την κατανόηση επειδή συχνά θέλουμε να ελέγξουμε αυτό που νομίζουμε ότι ακούσαμε ή να λάβουμε βοήθεια για να δούμε τις προσωπικές επιπτώσεις μιας ανακοίνωσης από τα κεντρικά γραφεία.
- Προωθούν την κοινότητα- βοηθώντας τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι είναι μέρος κάποιου πράγματος και ίσως είναι σε θέση να ζητήσουν υποστήριξη ή ιδέες από τους συναδέλφους τους.
Η εσωτερική επικοινωνία συμβάλλει στην καλύτερη κατανόηση του τι συμβαίνει στο χώρο εργασίας σας. Η υιοθέτηση μιας κοινότητας εμπιστοσύνης και ενός χώρου συνεργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν ασφαλή και ενεργό χώρο εργασίας.