Course Content
Introducción a la colaboración online
Herramientas de colaboración online para mujeres emprendedoras
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Herramientas de colaboración online: Google Calendar
Netiqueta para una colaboración efectiva
Conclusión
Introducción general a la colaboración online
1.1 ¿Qué es la colaboración online?
El término colaboración puede ser definido en 12 palabras, esto es, dos o más personas trabajando juntas hacia la consecución de objetivos comunes. La colaboración es fundamental en cualquier organización interna y engloba: un equipo, un proceso y un objetivo común (ThoughtFarmer,2018). Esencialmente, se trata de trabajar de forma conjunta con las partes interesadas y los consumidores de la forma más sencilla y eficiente posible. Comunicar, es una competencia fundamental a la hora de transmitir tu negocio de forma satisfactoria.
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Colaboración online: Hoy en día, la tecnología se ha convertido en una en una parte integral de la vida diaria y del funcionamiento de los negocios. La colaboración online, puede ser definida como el proceso de conectar digitalmente a diferentes usuarios para que puedan comunicarse y trabajar juntos en un espacio online compartido (eztalks.com,n.d). De hecho, se trabaja a través de herramientas y plataformas que los usuarios utilizan para comunicarse a través de audio, video o texto en cualquier lugar, a pesar de no encontrarse en el mismo lugar de forma presencial.
1.2 Tipos de colaboración online
La colaboración sincrónica tiene lugar cuando las personas trabajan al mismo tiempo de forma online en el mismo lugar, o incluso estando en diferentes lugares. Por ejemplo, una de las herramientas de colaboración más importantes es ¨Documentos de Google¨, que permite trabajar de forma colaborativa entre dos o más personas para editar y escribir documentos al mismo tiempo. En otros casos, se puede utilizar una herramienta de videoconferencia como, por ejemplo, Zoom o crear una lluvia de ideas de forma interactiva a través de pizarras colaborativas como, por ejemplo, Miro. Existen otras herramientas de comunicación como Slack, que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de forma instantánea
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La colaboración asincrónica tiene lugar cuando las personas trabajan de forma continua en el mismo proyecto, pero en diferentes fases o estadios del proyecto. Por ejemplo, el correo electrónico es una de las herramientas asincrónicas más conocidas. Además, los calendarios digitales (Google Calendar) permiten gestionar calendarios, fechas límites y otras tareas. Las herramientas de almacenamiento interno como, por ejemplo, Google Drive, permite una colaboración asincrónica de la misma forma, una persona puede trabajar en un documento de forma individual y otra persona puede continuar trabajando en el mismo más tarde.
1.3 La importancia de la colaboración online para los negocios
Veamos la importancia de estas dos formas colaboración online y obtener el máximo rendimiento en tu negocio.
Durante la última década y especialmente después de la pandemia, cada vez más personas han elegido trabajar de forma remota. La colaboración online se ha convertido en la base y éxito del emprendimiento (Gaurav Tiwari, 2021).
Tiempo y eficencia de costes: Las herramientas de colaboración online (Documentos de Google) permiten a los miembros de un equipo trabajar en el mismo documento y recibir sugerencias en él, sin necesidad de intercambiar emails de forma continua. Al mismo tiempo, la colaboración online puede ahorrar costes en equipamiento, electricidad y espacio (Kahootz,2021). De hecho, es más conveniente gestionar reuniones online a través de las videoconferencias, si los trabajadores se encuentran en diferentes lugares. La investigación muestra que las reuniones online tienen más probabilidades de empezar a tiempo ya que los participantes están más centrados y no pierden el tiempo, como ocurre en las reuniones presenciales (Arreola and Daems, 2021).
Productividad:
Genera una mayor productividad, cuando mejor se adapte a las necesidades de la persona (Kahootz, 2021). También, permite automatizar tareas que permiten hacer el proceso de trabajo más ágil y eficiente. De esta forma, tienes más tiempo para otras actividades más urgentes.
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Seguridad: La mayoría de las herramientas de colaboración online contienen elementos de seguridad tales como cortafuegos, autenticación en dos pasos, encriptación, protección con contraseña para proteger sus datos. (Kahootz, 2021). Aunque, te recomendamos mantener una copia de todos tus documentos para evitar perder tus datos
Comunicación: A través de la colaboración online, puedes extender tus redes y contactos, incluso si vives en un área rural. En cualquier caso, las herramientas de colaboración te ayudarán a mejorar las habilidades de comunicación de tu equipo y minimizar el riesgo de perder información, actualizaciones o de que se produzca un problema de comunicación
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Audiencia: Usando las herramientas adecuadas puedes ampliar tu audiencia y clientes de una forma mucho más rápida y sencilla. Puedes contactar con ellos a través de emails, redes sociales, organizar una reunión virtual o crear un cuestionario online. De esta forma, te permitirá mantenerte al tanto de tus contactos y clientes potenciales
1.4 Algunas limitaciones
Sin duda estas herramientas presentan numerosas ventajas, pero también algunas limitaciones. Veamos en detalle qué limitaciones podemos encontrar:
Falta de interacción cara a cara: La comunicación a través de Internet puede causar sentimientos de desconexión o pertenencia. Una pequeña conversación en la oficina o con un consumidor, crea una sensación mucho más sólida de conexión que difícilmente puede ser conseguida a través de Internet (Kissflow, 2021).
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Fallo de la red y avería de los equipos: Es importante tener en cuenta que la conexión a Internet y a los dispositivos electrónicos puede presentar ciertas limitaciones. Por ejemplo, en las zonas rurales las conexiones a Internet no suelen ser estables y presentan muchas caídas. Además, tienes que estar preparada en caso de que tu ordenador o dispositivo electrónico se rompa y por ello, es importante guardar todo tu trabajo de forma continua.
1.5 Diferentes herramientas online de colaboración
Existe una gran cantidad de herramientas de colaboración que permiten a los emprendedores elegir entre aquellas que puedan ser de más utilidad. Algunas de estas herramientas presentan elementos en común, pero pueden presentar experiencias de usuario y navegación diferentes.
Con las pizarras colaborativas los usuarios pueden comunicarse a través de texto, imágenes o dibujos. De hecho, estas herramientas son muy interactivas y una herramienta excelente para capturar ideas y hacer una lluvia de ideas.
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Herramientas para compartir documentos:
Estas herramientas te permiten intercambiar diferentes documentos como PDFs, imágenes o videos. Todos estos documentos son almacenados en una carpeta digital para evitar saturar tus correos con archivos pesados.
Herramienta sugerida: Google Drive
Cómo usar Google Drive – Guía para principiantes
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Herramientas de calendario:
Las herramientas de calendario permiten a los usuarios organizar reuniones, programar y editar eventos y sincronizar los cambios entre dispositivos sin tener que invitar e informar a otras personas por separado. Algunos calendarios permiten incluso mejorar los eventos con archivos adjuntos, enlaces y recordatorios automáticos.
Herramienta sugerida: Google Calendar
- Revisa la página 28-34 para más información sobre Google Calendar
Herramientas de mensajería instantánea:
Estas herramientas permiten intercambiar mensajes y archivos online de forma real en tu dispositivo. La gran mayoría de estas herramientas permiten intercambiar imágenes y videos, e incluso buscar mensajes antiguos a través de sus herramientas de filtrado.
Herramienta sugerida: Slack
¿Cómo usar Slack?
Herramientas de videoconferencia:
Las herramientas de videoconferencia permiten la comunicación a través del vídeo. En lugar de organizar una reunión cara a cara, los usuarios de diferentes lugares pueden reunirse online y experimentar la “sensación” de verse como si estuvieran cara a cara.
Herramientas sugeridas: Zoom Microsoft Teams Webex
Empieza con Microsoft Teams
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