Course Content
1. The elements of communication
2. Internal communication plan
3. Metrics
4. Conclusions
Communication 4.0 represents a challenge due to the enormous speed of digital transformation. We have reviewed external communication processes with an emphasis on the digital tools needed to effectively communicate our ideas and reach our target audience, stressing the creation of Twitter, Facebook, LinkedIn, and Instagram. We have also seen the need for a digital marketing strategy that allows us to define our objectives and the subjacent principles that govern any marketing proposal. On the other hand, we have seen the creation of an internal communication plan, highlighting the most remarkable features and the need for open and fluid communication between employees. We closed our module with a brief approach to social media metrics to evaluate the effectiveness and efficiency of our communication strategies. In short, we focused on practical creation, promoting a step-by-step vision of development and implementation. We hope this module can contribute to achieving your goals and help you to lead your future communication strategy. Remember that adaptation is a fundamental competence of the creation process and, therefore, we want to encourage you to be updated on the trends of communication 4.0 and to make the most of your efforts.
¿Por qué un plan de comunicación interna?
Un plan de comunicación interna se utiliza cuando las organizaciones quieren mejorar su comunicación interna. Un buen plan de comunicación interna tiene muchos beneficios, entre los que destaca:
- Reducción del tiempo invertido buscando recursos, tareas y otros documentos.
- Mejora la confianza y la seguridad de los empleadores y empleados.
- Facilita el trabajo en equipo y una comunicación efectiva entre los miembros del equipo.
- Facilita una retroalimentación real y concreta de las tareas que tengan que llevarse a cabo.
- Crea una sensación de comunidad.
George Bernard Shaw dijo una vez:
¨ El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha producido ¨.
En ocasiones, nos encontramos a nosotros mismos en un proceso de mal entendidos mientras trabajamos. A veces, esperamos que otra persona entienda claramente lo que hemos dicho, y días más tarde, nos damos cuenta de que la persona entendió algo completamente diferente. Un plan de comunicación interno permite establecer efectivamente una base sólida para una comunicación más fluida, mejorando la dinámica interna del trabajo.
¿Necesito un plan de comunicación si en mi negocio estamos solamente tres personas?
En cualquier circunstancia, las ventajas de tener un plan de comunicación interna son significantes. La comunicación interna no se centra únicamente en la comunicación con otros, sino en recoger en una plataforma todo lo que se ha dicho. En otras palabras, crear un espacio común, donde los documentos, conversaciones y otros asuntos de interés puedan quedar recogidos y puedan ser recuperados fácilmente
En la tabla que se muestra a continuación, hemos destacado diferentes ideas para mejorar tu comunicación interna:
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Ideas | Características | Ejemplos |
| Estas herramientas proporcionan un espacio de conversación favoreciendo la productividad y creando una relación de confianza entre los compañeros/as de trabajo. | Herramientas: Yammer, Hipchate, Slack, |
| Es esencial compartir y tener acceso a los archivos con los compañeros de trabajo. Recuerda proteger de forma segura todos tus documentos creando una copia de seguridad. | Dropbox, Google Drive, One Drive. |
| Cuando las reuniones presenciales no son posibles, las herramientas de conferencia online crean un entorno positivo de interacción cara a cara. | Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet. |
| Es razonable organizar todos los proyectos de comunicación en un solo lugar para gestionar sin problemas los flujos de trabajo. Estas herramientas incluyen también un chat interno. | Trello, Asana, Monday.com, Clickup |
Fuente: Elaboración propia, información extraída de Sharma, V. Ways of Effective Internal Communication.
Los siguientes casos de estudio son ejemplos de cómo algunas empresas han mejorado de forma exitosa su comunicación interna, derivando en un impacto positivo para su negocio[1].
[1] Los casos de estudio han sido extraídos de FirstUP.IO. Para más información: https://firstup.io/blog/internal-communication-examples/
Fuente: Elaboración propia
Hemos visto la importancia de tener un plan de comunicación interna y cómo mejorar el proceso interno de trabajo. Además, hemos visto diferentes ejemplos de herramientas y hemos destacado sus características principales. Por otro lado, los casos de estudio representan ejemplos prácticos de cómo el uso de un plan interno de comunicación puede generar un impacto positivo, en áreas cómo la identidad de marca, la eficiencia y la gestión del tiempo.
En la siguiente tarea hemos enfatizado la creación de Trello, debido a la accesibilidad y facilidad de uso que esta herramienta presenta. Te invitamos a crear una cuenta en Trello y a introducir aquellas tareas, fechas límite e información importante que quieras recordar de tus proyectos.
Yeomans et al., (2017) destacan el papel de los canales de comunicación interna:
✔ Emitir información como noticias, resultados de la empresa o cambios en las políticas y procedimientos.
✔ Permitir que los trabajadores obtengan la información cuando la necesiten.
✔ Beneficiar la comprensión, porque a menudo queremos comprobar y asegurarnos de la información obtenida.
✔ Promover la comunidad; ayudar a la gente a sentirse parte de algo y poder buscar apoyo o ideas en los compañeros.
Recuerda que la a comunicación interna ayuda a tener idea más clara de lo que ocurre en tu lugar de trabajo y en última instancia establecer un espacio de colaboración que puede ayudarte a construir un espacio de trabajo seguro y activo.